TULEVAISUUSTIETOINEN YHTEISSUUNNITTELU

Yhteissuunnittelu, yhteiskehittäminen (co-design, co-creation, participatory design) tarkoittaa ohjattua yhdessä suunnittelua ja tekemistä. Yhteissuunnittelun keskiössä ovat ammattitaitoisesti fasilitoidut ryhmäprosessit. Valmentavaa ohjaamista merkitsevän fasilitointi-sanan alkuperä tulee latinan kielen sanasta ”facil”, joka tarkoittaa helppoa.

Yhteissuunnittelu liittyy muotoilun immaterialisaatioon ja siihen että strategisen tason kehittäminen muotoilun menetelmiä hyväksi käyttäen on jatkuvasti lisääntynyt: ”Nykyään puhutaan systeemien, strategioiden, kaupunkien, yritysten, prosessien, palveluiden, brändien, digitaalisten tuotosten ja konseptien muotoilusta, kun taas ennen muotoilu totuttiin liittämään lähinnä koriste-esineiden, autojen, vaatteiden ja kalusteiden kaltaisiin konkreettisiin tuotoksiin” (muotoiltua menestystä).

Fasilitoitua yhteissuunnittelua voi tehdä sekä pienimuotoisesti että laajasti ja avoimesti, suunniteltavaan asiaan liittyviä erilaisia ihmisiä mukaan ottaen. Mukana voi olla johtoa, työntekijöitä, yhteistyökumppaneita, asiakkaita ja käyttäjiä. Käyttäjien näkökulma on yhteissuunnittelussa keskeinen. Osallisuus ja osallistuminen ovat yhteissuunnittelun kannalta keskeisiä sanoja. Osallistaminen puolestaan on ammattilaisten piirissä vähemmän suosittu, se kun viittaa ylhäältä ohjattuun tai pakottamiseen.

Yhteissuunnittelun metodologinen ja pedagoginen ydin liittyy hyvin fasilitoituun osaamisen ja tiedon jakamiseen, erilaisten näkökulmien törmäyttämiseen ja ihmisten aitoon kohtaamiseen, dialogiin. Mahdollistamiseen, ei ihmisten kontrolliin. Parhaimmillaan yhteisöllisessä kehittämisessä voi olla mukana organisaation johto, omat valitut asiantuntijat (joskus kaikki työntekijät), ulkopuolisia asiantuntijoita, yhteistyökumppaneita, asiakkaiden edustajia ja loppukäyttäjiä. Yhteissuunnittelussa keskeinen rooli on fasilitoijalla, joka auttaa ohjatuissa ryhmäprosesseissa ajattelemaan ja suunnittelemaan itse.

Yhteissuunnittelu soveltuu sekä liiketoiminnan kehittämiseen että julkisen tai kolmannen sektorin kehittämistyöhön. Yhteiskehittäminen käy hyvin myös systeemiseen ja kulttuuriseen toisinajatteluun ja toisin tekemiseen, kokonaan uuden kehittämiseen, luovaan ongelmien ratkaisuun. Monessa organisaatiossa on kokemusta ja osaamista tehostamisesta ja olemassa olevan (tuotteiden, palveluiden jne.) vaiheittaisesta parantamisesta, mutta ei niinkään kokonaan uuden kehittämisestä.

Yhteissuunnittelua voi hyödyntää vaikkapa strategisessa kehittämisessä, konseptisuunnitelussa tai missä tahansa muutosprosesseissa. Tässä yhteydessä onkin syytä puhua muutoksen fasilitoinnista. Keskiössä voivat olla myös systeemiset ja kulttuuriset muutokset: organisaation työtapojen muutokset, tuote- ja palvelukehityksen uudelleen organisointi tai vaikkapa uudet ennakointiperusteiset ammattikuvat. Yhteissuunnittelua kannattaisi hyödyntää myös yhteiskunnallisessa päätöksenteossa ja kansalaisten osallisuuden lisäämisessä.

MIHIN KAIKKEEN YHTEISUUNNITTELU SOVELTUU?

Yhteissuunnittelua voi soveltaa esimerkiksi

– tuotteiden ja palveluiden kehitystyöhön
– strategiseen kehittämiseen
– muutosten aikaansaamiseen yhdessä ja yhteistyössä
– systeemiseen ja kulttuuriseen kehittämiseen
– osaamisen ja yhdessä oppimisen kehittämiseen, oppimaan oppimiseen
– työpaikan henkisen hyvinvoinnin, ilmapiirin kehitystyöhön
– osaamisperusteisen ja itseorganisoituvan työn kehittämiseen
– yhteissuunnitteluun yhteisön työtapana, jolloin se muuttuu yhteisölliseksi suunnitteluksi.

EI TÄLLAISTA

Samalla on hyvä tunnistaa, millainen tekeminen on alan ammattinäkökulmasta ongelmallista – toimintaa, joka on kenties nimetty yhteissuunnitteluksi mutta jolla on vain vähän tekemistä ammattitaitoisen osaamisen kanssa:

– löysät keskustelut, pinnallinen moderointi
– pönöttävät paneelit, joissa ei synny dialogia
– keskittyminen menetelmiin, ei osaamiseen ja sisältöön
– tilaisuudet, joissa johtaja tai fasilitoija puhuu, muut kuuntelevat
– kuvitelma siitä, että kokous on yhteissuunnittelun työpaja
– työpajat, joissa on työelämän teatteria, näennäistekemistä, josta ei seuraa mitään
– työpaja, joka on kyllästetty business-puheella tai taidehörhöilyllä.

Hyvin fasilitoidun yhteissuunnittelun avulla saadaan aikaan tehokkaasti tuloksia samalla kun yhteinen ymmärrys ja osaaminen kasvavat.

Fasilitoijalta vaaditaan hyvää yleisivistystä ja strategisen tason ymmärrystä asiakkaan toiminnasta, kykyä kuunnella, ymmärtää ja toimia tilannetietoisesti sekä vahvaa näkemystä ja osaamista ohjata työtä valmentavasti. Pätevä fasilitoija toimii kapellimestarin tavoin ja ohjaa orkesteria tässä ja nyt. Toisaalta jos yhteisuunnitteluun osallistujat ovat kokeineita osaajia, fasilitoija toimii mahdollistajana, joka auttaa itseohjautuvuudessa. Fasilitoijaksi eivät sovellu tilannetajuttomat ja liian perusteelliset, hidastempoiset ihmiset tai toisaalta persoonallisuudet, jotka peittävät alleen muiden sanottavan. Hyvä fasilitoija on parhaimmillaan eräänlainen renessanssihahmo, joka kykenee ohjaamaan yhteisöllistä suunnittelua vaikeissakin tilanteissa ja keskustelemaan monipuolisesti aiheista kuin aiheista.

DIALOGINEN ASIANTUNTIJUUS

Digitalisaation ja vallitsevan teknologiahypen aikakaudella tarvitaan ehdottomasti suunnittelua inhimillisesti ihmistä varten ja ihmisten kanssa.

Käytännössä ihmisten kanssa ja ihmisiä varten tarkoittaa myös uudenlaista asiantuntijuutta. Ennen asiantuntijuus tarkoitti lähinnä yksisuuntaista viestimistä. Nähtävissä on merkkejä siitä, että tulevaisuudessa asiantuntijuus on entistä enemmän vuorovaikutteista, yhteisen ymmärryksen ja osaamisen kehittämistä dialogisesti siten, että jokainen voi tuoda oman osaamisensa yhteiseen kekoon. Tämä ei suinkaan tarkoita niin sanotun kokemusasiantuntijuuden nostamista ammattiosaamisen yli. Ammattialakohtainen osaamisen kehittäminen on tärkeää, mutta sitäkin voi tehdä entistä monisuuntaisemmin ja dialogisemmin, tiiviimmässä yhteistyössä muiden ammattialojen kanssa. Tämä liittyy myös yleistietäjyyden lisääntymiseen (neo-generalist), siihen että tulevaisuudessa tarvitaan yhä enemmän erilaisten osaamisten yhdistäjiä ja verkottajia, osaamisten rajapinnoilla työskenteleviä osaajia – luovia ongelmanratkaisijoita, jotka hahmottavat kokonaiskuvaa.

Perinteisen yksisuuntaisen asiantuntijuuden sijaan dialoginen asiantuntijuus on

– monisuuntaista ja moniäänistä

– avoimuutta jatkuvalle uuden oppimiselle

– mukaan yhteistyöhön kutsuvaa, ei pois sulkevaa

– aitoa pyrkimystä kuunnella ja ymmärtää muita

– inhimillisempää työelämää, kannustamista, innostamista ja toisen tukemista

– uuden tiedon ja yhteisen ymmärryksen synnyttämistä

– osaamisen ja sisältöjen kehittämistä

– pedagogisesti perusteltua, fasilitoivaa johtamista

– keskeneräisyyden, kokeilut ja virheet sallivaa

– luovaa ongelmanratkaisua

– joukkoälyä.

YHTEISSUUNNITTELUN PERIAATTEITA

Yhteissuunnittelussa on joukko periaatteita, joita pidän keskeisinä lisääntyvän yhteistyön ja yhteiskehittämisen kannalta:

– Yhdessä ja yhteistyössä – kaikki mukaan!
– Tuloksia tässä ja nyt!
– Avoimesti, läpinäkyvästi ja demokraattisesti!
– Empaattisesti, toisiamme tukien ja kannustaen!
– MITÄ sanoo ja tekee on tärkeämpää kuin KUKA!
– Ajattele ITSE, YHDESSÄ ja TOISIN!
– Järjestelmistä ja prosesseista ihmislähtöiseen ja jatkuvaan yhdessä tekemiseen – käyttäjä/asiakas keskiöön!
– Moninäkökulmaisesti, monialaisesti ja moniarvoisesti!
– Kokonaisvaltaisesti ja itsekriittisesti – pois siiloista!
– Työ on jatkuvaa yhdessä oppimista, kehittämistä ja kehittymistä!
– Työ on osaamisperusteisesta ja itseohjautuvaa!
– Tilannetietoisesti, valmiina joustavaan ja ketterään muutokseen!

Yhteissuunnittelu on parhaimmillaan läsnä-älyistä, fiksua kehittämistä. Hollantilainen filosofi Johan Huizinga puhui aikoinaan leikkivästä ihmisestä (homo ludens). Oppi pelin ja leikin kautta on luonnollinen osa yhteissuunnittelua erityisesti silloin, kun pelimäistä lähestymistapaa tai leikkiä käytetään pedagogisesti osallistujien rentouttamiseen, hyvän tunnelman luomiseen, motivaation löytämiseen ja luovuuden kiihdyttämiseen.

TULEVAISUUSTIETOINEN YHTEISSUUNNITTELU

Todellisuus on useimmiten sekä-että, ei joko-tai. Tästä huolimatta asiat usein
esitetään mustavalkoisesti vastakkainasettelujen kautta. Sellaisessa ajattelussa ei oteta huomioon asioiden kompleksista luonnetta, jatkuvaa muutosta ja kontekstisidonnaisuutta. Yhteissuunnittelu on hyvä keino yhdessä analysoida kompleksisia, jatkuvasti muuttuvia asiakokonaisuuksia.

Jatkuvat, kiihtyvät muutokset vaativat meiltä kaikilta muutoksia nykyisiin toimintatapoihin. Muutama keskeinen ilmiö vaikuttaa voimakkaasti arjen taustalla.

VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, and Ambiguous) tarkoittaa kiihtyviä muutoksia, lisääntyvää kompleksisuutta, kaoottisuutta, epävarmuutta, räjähdysherkkyyttä ja monitulkintaisuutta. Muutosilmiö tekee ylipitkistä prosesseista, perinteisestä siilotuneesta suunnittelusta ja päätöksenteosta haasteellista. Vaarana on, että suunnittelun lähtökohdatkin vanhenevat nopeasti tilanteissa, jossa tulevaisuuden uhkia ja mahdollisuuksia ei ole otettu huomioon.

Nopeutuvat muutokset ja lisääntyvä kompleksisuus ovat erityisen ongelmallisia asioista sellaisissa organisaatioissa, joista on paikoin tulossa jäykkiä ja hidasliikkeisiä monumentteja. Monumentiksi muuttuneessa organisaatiossa prosessit ovat pitkiä, toiminta hiararkkista ja siiloutunutta. Toiminnan keskiössä on hallinto, eivät asiakkaat tai palvelun käyttäjät. Jäykistävät tekijät muodostavat keskenään systeemisen kokonaisuuden, jossa voi kyllä vähän parantaa sieltä täältä, mutta ei reagoida nopeasti ja joustavasti koko systeemin tasolla toimintaympäristön muutoksiin. Tällaisessa ympäristössä asioita säädetään, mutta ei johdeta tulevaisuutta ennakoiden.

Nopeutuvien muutosten, lisääntyvän kompleksisuuden ja epävarmuuden aikakaudella tarvitaan uudentyyppistä suunnittelua sekä päätöksentekoa sekä ennakointi- ja muutoskyvykkyyttä. Systeeminen toisin tekeminen yhdistettynä kokeilukulttuuriin, nopeaan konseptointiin ja testaamiseen on luonteeltaan tulevaisuuteen proaktiivisesti varautuvaa suunnittelua ja keksimistä.

ENNAKOINTIKYVYKKYYS on parhaimmillaan silloin, kun ennakointi on systeemisesti ja systemaattisesti kytketty kaikkeen suunnitteluun, toimintaan ja päätöksentekoon. Mitä tahansa suunniteltavaa tai päätettävää peilataan suhteessa toimintaympäristön muutoksiin yhdessä ja yhteistyössä.

MUUTOSKYVYKKYYS taas syntyy kyvystä proaktiivisesti ottaa tunnistetut ja analysoidut muutokset huomioon toiminnassa.

Miten siis menestyä nopeutuvien muutosten ja lisääntyvän kompleksisuuden keskellä? Vastaus on tulevaisuustietoinen yhteissuunnittelu sekä ennakointi- ja muutoskyvykkyyden lisääminen. Tulevaisuustietoisessa yhteissuunnittelussa yhdistyvät systemaattinen tulevaisuuden ennakointi ja yhteissuunnittelu yhdeksi kokonaisuudeksi (tulevaisuuden ennakointi + yhteissuunnittelu = tulevaisuustietoinen yhteisuunnittelu). Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että aina kun jotain suunnitellaan ja jostain päätetään, käytetään peilinä tulevaisuuden ennakointia.

Ennakointi- ja muutoskyvykkyys sekä tulevaisuustietoinen yhteissuunnittelu luovat ihmisissä turvallisuuden tunnetta. Kun jatkuvasti kokoonnumme yhteen pohtimaan tulevaisuuden uhkia ja mahdollisuuksia, muutokset eivät tule yllättäen vaan olemme yhdessä tietoisia muutosten vaikutuksesta. Tulevaisuustietoinen yhteissuunnittelu on yhtäältä viisasta varautumista tulevaan sekä toisaalta pyrkimystä edelläkävijyyteen.

Tulevaisuustietoista yhteissuunnittelua on mahdollista tehdä fyysisissä, kavokkaissa kohtaamisissa työpajoissa tai etänä hyödyntäen yhteiskehittämiseen soveltuvia digitaalisia ryhmätyövälineitä (esimerkiksi Futures Platform).

Menestyksekkäästi toteutetussa tulevaisuustietoisessa yhteissuunnittelussa korostuu Pasi Lankisen esille tuoma kohtaamistahto : ”VUCA-maailmassa dialogiosaaminen on yksi asiantuntijoiden tärkeimmistä perusominaisuuksista. Vain kohtaamistahdon avulla on mahdollista tulla toimeen ja luoda uutta epävakaassa, epävarmassa, monimutkaisessa ja monitulkintaisessa toimintaympäristössä, jossa tilanteiden ennakointi on vaikeaa. Tärkeää ei ole se, mitä tietää tullessaan yhteen muiden kanssa – paljon tärkeämpää on se, mitä yhteistoiminnan aikana oppii ja miten oma ajattelu siinä samalla vinksahtaa. Tämä edellyttää valmiutta vaikuttua myös muiden ajatuksista ja varsinkin yhteisestä ajattelusta.”

Hän jatkaa samassa artikkelissa Markku Envallia lainaten:

”Kohtaaminen ei ole helppoa. Omista lähtökohdista on vaikea tinkiä, omat ajatukset tuntuvat usein parhaimmilta. Markku Envall pukee kohtaamishaasteenkin osuvasti aforismin muotoon: ”Ihminen on sen kokoinen, minkä verran hänen ajatuksensa ja tunteensa kahmaisevat maailmaa. Pienin on se, joka haluaa olla oma itsensä.”

Kirjoitussarjan seuraavassa osassa keskityn menetelmiin.

Teksti ja kuva Jari Koskinen

Mainokset

Yksi kommentti artikkeliin ”TULEVAISUUSTIETOINEN YHTEISSUUNNITTELU

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

w

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s